日本語のビジネスeメール「クッション言葉」一覧と使い方｜依頼・断り・督促の例文あり

「仕事の依頼いらいメールを送ったけど、相手からなかなか返信が来ない……」

「丁寧に書いたつもりなのに、相手に冷たい印象を与あたえてしまった気がする……」

日本で働いている、あるいは日本の企業とやり取りをしている日本語学習者の方で、このような悩なやみを持ったことはありませんか？

日本語のビジネスeメールには「クッション言葉」という言葉があります。

最初は「どうしてこんなに遠回とおまわしな言い方をするの？」と感じるかもしれませんが、このクッション言葉は、日本の会社では「信頼関係しんらいかんけいを築きずくため」に重要な役割をしています。

そこで今回は、なぜクッション言葉を使うと、仕事がスムーズに進むのか、また実際にクッション言葉を使ったメール例なども紹介しています。

この記事を読んで「心に届く日本語」でビジネスeメールが書けるようになってもらいたいと願っています。

【こんな人に読んでもらいたい】

クッション言葉を学びたい人
失礼のないビジネスeメールが書きたい人
正しいクッション言葉の使い方を知りたい人

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Contents

どうして「クッション言葉」が必要なの？
基本のクッション言葉
クッション言葉を使ったメール例
注意点
まとめ

どうして「クッション言葉」が必要なの？

日本語学習者さんの中には「どうして本題ほんだいに入る前に、こんなに長く丁寧ていねいな言葉を使うの？」と感じる人も多いはずです。

英語などの言語では、要件ようけんを簡潔かんけつに伝えることが「効率的こうりつてきで良いビジネススキル」とされることが多いですよね。

しかし、日本語のビジネスコミュニケーションにおいて、「クッション言葉」は円滑えんかつな人間関係を築きずくためのものです。

「直接的ちょくせつてきな表現ひょうげん」のリスク

日本は、言葉にしなくても文脈ぶんみゃくで理解し合う「高コンテクスト（High-context）」の文化の国です。

そのため、はっきりと要求ようけんだけを伝える表現は、受け手に「きつい」「冷たい」「攻撃的こうげきてきだ」という印象を与あたえてしまう可能性かのうせいがあります。

例えば、資料しりょうの修正しゅうせいを頼たのむ時に、

「資料しりょうを修正しゅうせいしてください。」

と送った場合、文法的ぶんぽうてきにはOKですが、相手は「自分の仕事が否定ひていされた」「命令めいれいされた」と感じてしまうかもしれません。

ここにクッション言葉を添そえることで、その「衝撃しょうげき」を和やわらげることができます。

敬意けいいと「心の距離きょり」

クッション言葉には、相手との「心理的しんりてきな距離きょり」を保たもつ役割があります。

仕事をしていると、相手に何かをお願いしたり、あるいは期待に沿そえない回答をしたりすることがありますよね。

その際、相手の立場（忙しさ、都合つごう、感情）をあらかじめ「推測すいそく」し、それを言葉にすることで、「私はあなたの状況を理解し、配慮はいりょしていますよ」というメッセージを伝えます。

「お忙しいところ恐縮きょうしゅくですが」 ＝あなたが忙しいことを分かっています。
「お力添ぞえをいただきたいのですが」 ＝あなたの能力を頼たよりにしています。

このように、本題ほんだいの前に相手を尊重そんちょうする一言を書くことで、その後の本題（依頼や断り）を相手が受け入れやすい状況を作ることができます。

海外と日本文化の架かけ橋

グローバルビジネスにおいて「スピード」や「効率こうりつ」が重視じゅうしされるのは当然です。

しかし、日本企業との取引において「効率こうりつ」だけを優先ゆうせんしすぎると、かえって「信頼関係しんらいかんけいの構築こうちく」に時間がかかかってしまうかもしれません。

日本で言う「仕事の効率」には、「相手を不快にさせないことで、余計よけいなトラブルや感情的な摩擦まさつを避さける」という意味も含ふくまれています。

クッション言葉を使いこなせるようになると、「この人は日本のビジネスカルチャーを理解しており、配慮はいりょができるプロフェッショナルだ」と信頼を得えることができます。

クッション言葉は「遠回とおまわり」に見えて、実は目的地もくてきち（合意ごういや協力）にたどり着くための近道ちかみちなのです。

基本のクッション言葉

クッション言葉は、大きく分けて「依頼」「お断り」「確認」の3つの状況で使い分けます。それぞれのシーンで、よく使われるフレーズを紹介します。

依頼

相手に何かを頼むときは、「相手の時間を奪うばうこと」への申し訳なさを伝えるのが日本のマナーです。

フレーズ	ニュアンス・使い分け
お忙しいところ恐縮きょうしゅくですが	一番使われる。相手が忙しいと推測すいそくして、依頼する時。
お手数をおかけしますが	作業さぎょうや手間てまが発生することに、申し訳ないと思う時。
ご多忙たぼうとは存ぞんじますが	「お忙しいところ〜」のよりフォーマルな表現。上司じょうしや社外しゃがいへ。
差さし支つかえなければ	「もし嫌でなければ」「プライバシーに触れるかもしれないが」という配慮はいりょ。

後に続く文には「〜してください」はあまり使いません。

「～してください」は少し強い印象です。

【例】

お忙しいところ恐縮きょうしゅくですが、ご対応たいおういただきますでしょうか。
お手数をおかけしますが、ご修正いただきますようお願いいたします。

断り

相手の期待に応こたえられない時、ストレートに「できません」とは書きません。

まずはクッション言葉で「本当は受け入れたいのですが」というニュアンスを伝えます。

フレーズ	ニュアンス・使い分け
あいにくですが	期待に沿そえない状況（在庫がない、予定があるなど）を伝える時。
せっかくのお申もうし出ですが	誘さそいや提案ていあんを断る時。相手の親切心しんせつしんを受け止める表現。
大変心苦こころぐるしいのですが	本当に断りたくない、申し訳ないという気持ちがある表現。
ご期待に沿そえず恐縮きょうしゅくですが	依頼を断ことわる、または希望通きぼうどおりの結果が出せなかった時。

お断りの後は下記の様な言葉などを添えるとより良いです。

またの機会きかいに、よろしくお願いいたします。
また何かございましたら、お気軽きがるにご連絡ください。

確認

質問や確認は、言葉によっては「相手を疑うたがっている」あるいは「問とい詰つめている」ように聞こえてしまうかもしれませんので、注意しましょう。

フレーズ	ニュアンス・使い分け
念ねんのため確認ですが	相手が知っていると推測すいそくし、もう一度聞く時。
失礼ですが /恐おそれ入いりますが	相手の氏名、連絡先など、少し踏ふみ込こんだことを聞く時。
私の理解不足りかいぶそくで申し訳ないのですが	「あなたの説明が分かりにくい」のではなく「自分が分かっていない」と下に出る時。

クッション言葉は、文の最初（文頭）に書きます。

【NO】会議の資料を送ってください、お忙しいところ恐縮きょうしゅくですが。
【OK】お忙しいところ恐縮きょうしゅくですが、会議の資料をお送りいただけますでしょうか。

クッション言葉を使ったメール例

基本を学んだところで、実際にどのように文章を組み立てるか見ていきましょう。

依頼

自分の都合つごうで相手を急がせてしまう時のメール例

件名： 資料修正しりょうしゅうせいのお願い

〇〇様

いつもお世話になっております。○○です。

この度は、一点お願いがありご連絡いたしました。

ご多忙たぼうの中恐おそれ入いりますが、先日お送りいただいた資料ですが、一部修正いちぶしゅうせいをお願いしたく存ぞんじます。

急なお願いで大変恐縮たいへんきょうしゅくですが、本日17時までにご対応たいおういただくことは可能でしょうか。

お手数てすうをおかけいたしますが、何卒なにとぞよろしくお願い申もうし上げます。

「ご多忙たぼうの中」「急なお願いで大変恐縮たいへんきょうしゅくですが」「お手数をおかけしますが」の言葉で、急がせて申し訳ないという気持ちと、すぐに対応してほしいという丁寧なお願いの気持ちが伝わります。

断り

相手からの依頼を丁寧ていねいに断ことわる時のメール例

件名： ご提案いただいたプロジェクトの件につきまして

〇〇様

いつもお世話になっております。○○です。

先日は貴重きちょうなご提案をいただき、誠まことにありがとうございました。

社内で慎重しんちょうに検討けんとういたしました結果、誠まことに残念ながら、今回は見送みおくらせていただくこととなりました。

せっかくのお申もうし出にお応こたえできず、大変心苦こころぐるしいのですが、何卒なにとぞご理解いただけますようお願いいたします。

また機会きかいがありましたら、その際はどうぞよろしくお願いいたします。

最初に相手への感謝の言葉を書き、その後、クッション言葉を使いながら、相手を気遣きづかって断っています。

また、最後に「また機会がありましたら」とあり、より丁寧ていねいな断ことわりのメールです。

催促とくそく

相手から返信が中々来ないため、「連絡ください」という内容のメール例

「返信していませんよ」と責めるのではなく、「状況を確認したいです」という内容で書きます。

件名： 【再送】お見積書みつもりしょの確認につきまして

〇〇様

お世話になっております。○○です。

お忙しいところ恐縮きょうしゅくですが、先日お送りした見積書みつもりしょの件、その後の進捗しんちょくはいかがでしょうか。

行き違いで既すでにご対応いただいておりましたら、申し訳ございません。

大変恐れ入りますが、お手すきの際にご返信をいただけますと幸さいわいです。