【保存版】ビジネス日本語メールTips＆Nuances｜その「すみません」、正しく使えてる？

皆さん、日本人の気持ちを理解してビジネスeメールを書いていますか。

もしここを理解していないと、あなたは親切しんせつに丁寧ていねいにしたつもりなのに、相手に伝わっていない可能性があります。

正しい日本語を書くだけでなく、状況じょうきょうに合った表現ひょうげんを使うことも、とても重要じゅうようです。

そこで今回は、日本人のビジネスeメールを書く時の気持ちやニュアンスについて記事を書きました。

「すみません」正しく使えてる？

「すみません」という言葉を正しく理解して使えていますか。

今まであまり考えた事もない人もいると思いますので、ここで再度さいど確認してみましょう。

1.「すみません」では不十分ふじゅうぶん？

皆さん、「すみません」ばかり言っていませんか。

しかし、状況によっては「ちょっとカジュアルすぎる」「責任感せきにんかんが足たりない」と思われてしまう可能性があります。

「すみません」には「Excuse me」「Thank you」「I’m sorry」の3つの意味があります。

 ビジネスメールにおいては、相手はあなたが

• 「感謝かんしゃ」しているのか
• 「謝罪しゃざい」しているのか
• 「単たんに注意ちゅういを引ひきたい」のか

をはっきり知る必要があります。

「すみません」は、これがハッキリしない事があります。

相手に何を伝えたいのか、はっきりさせたい時は「すみません」ではなく他の言葉を使ってみるといいです。

2.うちそとの関係

「Uchi-Soto（内と外）」という表現ひょうげんを聞いたことありますか。

「Uchi（内）」はInternal、「Soto（外）」はExternalを指さし、「Uchi（内）」は同じ会社の人、「Soto（外）」は他の会社の人を意味します。

「すみません」は比較的近ひかくてきちかい関係の人に使う言葉です。そのため、「Uchi（内）」の同じ会社の人に使う事が多いです。

「Soto（外）」の別の会社の人やお客さんに対たいして「すみません」を使うと、状況によっては、あまり良い印象いんしょうになりません。

英語だと、 “My bad” や “Sorry about that” のニュアンスになるので、謝あやまる時は、「申し訳ございません」を使った方が良いです。

3.謝罪しゃざいでよく使われるフレーズ

日本語には、謝あやまる時、色々な言葉があります。

下記の４つのフレーズはよく使われる表現ですので、どんな時に使うか覚えておくと便利です。

口語こうご（Spoken）と文語ぶんご（Written）

日本語には「話し言葉」と「書き言葉」があります。

メールは記録きろくに残のこる「公式こうしきな文書ぶんしょ（Formal Document）」です。

多くの日本語学習者さんは「です・ます」を使えば丁寧ていねいだと考えているかもしれませんが、ビジネスeメールでは、「書き言葉のフレーズ」を使います。

例えば、あなたが出勤時間しゅっきんじかんに遅れそうな時、上司じょうしに電話で話す時とメールを送る時では、言葉が異ことなります。

この様に、同じことを伝える時でも、話す時と書く時では、違ちがうフレーズ使ったりします。

絶対ぜったいに「すみません」がダメという訳わけではありませんが、先に書いた通り、「すみません」は、自分の気持ち（主観しゅかん）表現ひょうげんする言葉です。

ビジネスeメールにおいては、あなたの気持ちよりも「どう責任せきにんを取るのか」が重要じゅうようです。

「すみません」ばかり使っていると子供っぽく、責任を回避かいひしているような印象いんしょうを与あたええかねません。

クッション言葉

1.クッション言葉とは

「クッション言葉」は、相手に何かをお願いするときや、お断ことりするときに使う言葉です。

相手が嫌いやな気持ちにならないように、優やさしく伝えるための言葉です。

2.衝撃しょうげきを和やわらげる

クッション言葉は、相手を攻撃こうげきしすぎないように、やさしく包つつみみ、かつ、敬意けいいを示しめす表現ひょうげんです。

クッション言葉がないと、日本人は、少し強く、冷たいと感じるかもしれません。

特に、督促とくそくや相手の要望ようぼうを断ことわる時などは、クッション言葉を使い、相手の気持ちへ寄より添そったメールを書くように心がけましょう。

3.「恐縮きょうしゅく」って何？

「大変恐縮きょうしゅくではございますが、ご対応たいおういただけますと幸さいわいです。」

実際のビジネスeメールでも使われるフレーズですが、この時の「恐縮きょうしゅく」とはどんな意味や気持ちを表現しているのでしょうか。

これは単たんなる “Sorry” ではなく、「相手の厚意こういや時間を奪うばってしまうことへの申し訳なさと、それを受け取ることへの感謝かんしゃ」が混まじざった気持ちを表あらわしています。

日本人は「謙虚けんきょさ」を大切にしています。

これは、「自分に自信がない」という事ではなく、「あなたの大切な時間を自分のために使うことになり、本当に申し訳ない。私があなたの領域りょういきに入ってしまってすみません」といったニュアンスになります。

ここで少し例を見ていきましょう。

この様に、日本人は、相手へ配慮はいりょする気持ちを強く感じる人が多いです。

3.よく使われるクッション言葉

下記はよく使われるクッション言葉です。

1. お忙しいところ恐縮きょうしゅくですが

• 英訳のニュアンス: “I know you are extremely busy, and I feel bad for intruding, but…”
• Tips: 相手の「時間」という最も貴重なリソースを奪うばうことへの自覚じかくを示す言葉です。
• Nuance: 単なる “Excuse me” よりも重おもみがあり、「あなたの忙しさを私は理解しています（You are an important, busy person）」というリスペクトが伝わります。

2. お手数てすうをおかけしますが

• 英訳のニュアンス: “I feel sorry for the extra steps/labor this will cause you, but…”
• Tips: 相手に具体的ぐたいてきなアクション（確認かくにん、送付そうふ、修正しゅうせいなど）を依頼いらいする時に使います。
• Nuance: 日本語の「手」は労働力ろうどうりょくを意味します。相手の「手」を使わせる（＝余計よけいなエネルギーを使わせる）ことへの配慮はいりょを示すことで、相手の「面倒めんどうくさい」という感情を先回さきまわりしてケアします。

3. 差さし支つかえなければ

• 英訳のニュアンス: “If it is not inconvenient for you…” / “If it doesn’t cross any lines…”
• Tips: 質問をする時や、少し踏ふみ込こんだお願いをする時に使います。
• Nuance: 相手に「断ことわるってもいいですよ」という気持ちを事前に伝える表現ひょうげんです。

4. 誠まことに勝手かってながら

• 英訳のニュアンス: “Although it is entirely for my own convenience…” / “Selfishly speaking…”
• Tips: 自分の都合つごうで予定を変更へんこうしたり、こちらの希望を言ったりする時に使います。
• Nuance: 「自分勝手じぶんかって」であることを認めることで、相手の不快感ふかいかんを最小限さいしょうげんにします。

5. 恐おそれ入いりますが

• 英訳のニュアンス: “I am filled with awe/trepidation to ask this, but…”
• Tips: ビジネスで、とてもよく使われます。
• Nuance: 相手の立場に対して「恐おそれる（Fear/Awe）」というニュアンスがあります。

まとめ

この投稿では、「すみません」や「クッション言葉」について日本人特有とくゆうの気持ちについて紹介しました。

日本のビジネスeメールでは、自分の自信を見せるよりも、相手への敬意けいいや謙虚けんきょさを表あらわします。

また、日本のビジネスeメールは単たんなる情報伝達ではなく、相手との信頼を築きずくためのルールとして使われています。

この様な日本人の気持ちに寄より添そったビジネスeメールが書けるようになりたい方には、mailin-labで販売はんばいしている教材きょうざいがおすすめです。

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