ビジネス日本語メールの書き方｜なぜ結論から書く？クッション言葉って必要？

日本語のビジネスeメールには、決まったフォーマットがあります。

最初は、そのフォーマットに沿そって書いていくと、きれいなメールを書くことができます。

そこで、まずは日本語のビジネスeメールために、基本的きほんてきなフォーマットの順番と簡単なルールを見ていきましょう。

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基本フォーマット

基本的な書き方の順番は、下記かきの通りです。

「件名けんめい」「宛名あてな」「書き始め」「本文」「結むすび」「署名しょめい」です。

《メール例》

それぞれ、様々なルールがありますので、１つずつ見ていきましょう。

1. 件名：分かりやすく

件名は、具体的ぐたいてきに、かつ短く書くと相手に何のメールか伝わりやすいです。

例えば、「確認かくにんお願いします」という件名だと、何を確認かくにんするのかメールを受け取った人は分かりません。

また、丁寧ていねいにしたいと思って「確認かくにんの程ほどどうぞよろしくお願いいたします。」と書いても、長いし、具体的ぐたいてきに何の確認かくにんか分からないので、良くありません。

この時は、「明日あすの会議資料かいぎしりょうの確認依頼かくにんいらい」など、具体的ぐたいてきに確認かくにんしてほしいものの名前を書くと良いです。

件名には、名詞表現めいしひょうげんを使うと短くなります。

2. 宛名あてな：相手への敬意けいいを示しめす

相手の会社名・部署ぶしょ名・役職やくしょく名・名前を正しい順番で書きます。

この時、敬称けいしょう（さん、様さまなど）を付ける事も忘れないようにしましょう。

宛名あてなの書き方は、送る相手あいてで少しルールが異ことなります。

• 同じ会社の人（社内しゃないの人）
• 他の会社の人（社外しゃがいの人）
• 送る相手が１人or複数ふくすう
• 会社や団体だんたい
• 相手の名前が分からない時

最初は戸惑とまどう事もあるかもしれませんが、覚えてしまえばルールに従したがって書いていけるので、そんなに心配しなくても大丈夫です。

※「各位かくい」は書く時、「皆様みなさま」は書く時も話す時もOK。

3. あいさつ：決まったフレーズを使う

日本語のビジネスeメールには、決まったフレーズがあります。

たくさんありますが、まずはこの２つを覚えましょう。

4. 本文：なぜ結論から書くの？

ダラダラ書くと、何を言いたいのか相手へ伝わりにくくなります。

そのため、まずは最初に結論けつろんを書き、その後、具体的ぐたいてきな内容を書くようにしましょう。

ただ、急きゅうに書き始めるのではなく、先さきに書いた通り、最初のあいさつ（お世話せわになっております。）を書いてから、書きましょう。

状況じょうきょうに応おうじて、クッション言葉を使う良いです。

【メール例】

※クッション言葉：「クッション言葉」は、相手に何かをお願いするときや、お断ことりするときに使う言葉です。 相手が嫌いやな気持ちにならないように、優やさしく伝えるための言葉です。

5. 署名しょめい

ビジネスメールには、最後に自分の氏名や所属しょぞくなどの情報をまとめた署名しょめいを付けます。

書く内容は、メールを送る相手によって少し異ことなります。

また、働いている会社によって何を書くか指定していされている事もあるので、分からない時は、会社の人に聞いてください。

まとめ

この記事きじでは、ビジネス日本語eメールの基本的きほんてきなフォーマットの順番と、簡単なルールを紹介しました。

ただ、この記事だけでは決けっして十分じゅうぶんとは言えません。

例えば、こんな悩なやみはありませんか。

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