日本のビジネスeメールは「24時間以内」返信するの？夜や休日にメール送る際のマナー

日本のビジネスメール、返信のタイミングで迷っていませんか？

「日本語の文法はバッチリだけど、メールを送るタイミングがわからない……」

「夜遅くに返信しても失礼しつれいじゃないかな？」

「忙しくてすぐ返信できないときは、どうすればいいんだろう？」

日本の会社で働いたり、日本の取引先とりひきさきとやり取りをしたりする中で、このような悩なやみを持ったことはありませんか？

実は、日本のビジネスシーンにおいて、メールは単なる連絡ツールではありません。

相手との「信頼関係しんらいかんけい」を築きずくための手段しゅだんでもあります。

この記事では、日本語学習者のみなさんが自信を持ってメールを送れるように、以下の2つのポイントを詳しく解説します。

＼日本の習慣しゅうかんや仕事の進め方が学べる／
《日本で働きたい人・働き始めの人におすすめ》
「日本で働くためのビジネス基礎講座」

返信は「24時間以内」

日本のビジネスeメールのマナーとしては、もらったメールは24時間以内に返信をすることを心がるようにしましょう。

どうして24時間以内なの？

それは、相手の時間を奪うばわないためです。

日本のビジネスでは、仕事は一人ではなく、チームですることが多いです。

そのため、あなたがメールの返信をしないと、その間、他の人は次の行動ができす待っている状況じょうきょうとなります。

返信が遅いと相手は、「無視むしされているのかな」「メールが届いていないのかな」もしくは「私（の会社）との仕事はあまり重要じゅうようではないのかな」と考えてしまう可能性かのうせいがあります。

返信が早いと良い印象いんしょう？

逆に、返信が早いと「あなた（の会社）との仕事を優先的ゆうせんてきにしていますよ」「大切に思っていますよ」といった気持ちを伝えることへも繋つながります。

また、「返信が早い人＝仕事ができる人」と周まわりの人から評価ひょうかされるでしょう。

理想りそうの返信のスピードは下記かきの通とおりです。

• 3時間以内：とても良い
• 24時間以内：基本的きほんてきなビジネスマナー
• 2日以上：遅くなったことへのお詫わびをする

すぐに返信できない場合は？

24時間以内の返信のルールを知っていても、忙しくて返信できない事もあると思います。

その様な時は、「メールを受け取りました」という「メールを受け取ったこと」を伝える内容のメールを短くていいので、返信するようにしましょう。

完璧かんぺきな返事ができないから、返信しないでおくと、相手は「メールが届いていないのかな？」「無視むしされているのかな？」を不安に感じてしまうかもしれません。

そうさせないために、まずは「メールを受け取りました」と伝えてるようにしましょう。

例えば、こんなメールを書くといいです。

※「追おって」：「あとで（少し時間が経たってから）」という意味。

※「取とり急いそぎ」：「完全ではないけれど、まずは一番大事なことだけを早く伝えます」という時に使う。

※「拝受はいじゅ」：「受け取りました」と言う意味。

 

※「あいにく」：「残念ざんねんながら」という意味。

すぐに対応できない、今すぐに答えられないという時でも、短くていいので、まずは「メールを受け取った」という内容の返信をするようにしましょう。

夜や休日にメールを送る時のマナー

日本でも、最近は、仕事とプライベートのワークライフバランスを大切にする人が増えました。

それでも、夜や休日に仕事をしなければ行けない時もあるかと思います。

そんな時は、「夜遅くに連絡するのは相手にプレッシャーを与あたえるかもしれない」という気持ちをもって相手への配慮はいりょする内容のメールを書くと良いです。

1.最初に「お詫わびの一言」を書く

日本のビジネス文化では、相手の時間を邪魔じゃましてしまうことに対たいして、まず謝あやまります。

2.「返信は急がない」ことを伝える

受け取った相手が「すぐに返さなきゃ！」と焦あせらないように、気遣きづかいを見せましょう。これを書くだけで、あなたの印象いんしょうは良くなります。

3. 日本の「仕事観しごとかん」

日本では「メールが届く＝仕事が残っている」と感じて、ストレスに思う人もいます。

特に金曜日の夜や連休前にメールを送ると、相手は休日中にストレスを感じてしまうかもしれません。

まとめ：メールは「信頼」を作る手段

日本のビジネスeメールで大切なのは、正しい日本語を使うことだけではありません。

この2つに共通しているのは、「相手の立場になって考える」という日本の思いやりの心です。

返信が早かったり、ちょっとした一言が添そえられていたりするだけで、「この人と一緒に仕事がしたい！」という信頼しんらいに繋つながります。

最初は慣なれないかもしれませんが、今回ご紹介したフレーズを使いながら、少しずつ挑戦ちょうせんしてみてくださいね。

この様な日本人の気持ちに寄より添そったビジネスeメールが書けるようになりたい方には、mailin-labで販売はんばいしている教材きょうざいがおすすめです。

【ビジネス日本語eメールの書き方・独学教材】元人事部×日本語教師作成｜mailun-lab日本の会社で働く・働きたい日本語学習者（対象：JLPT N3〜）必見！元人事部の日本語教師が作成した、ビジネス日本語メールの独学教材を販売中。マナーや例文だけでなく「なぜそう書くのか」の背景まで解説。今ならメルマガ登録で「基本編」教材を無料プレゼント中！...