ビジネス日本語eメールは「件名」が命！相手に伝わる書き方と【 】の使い方

ビジネスeメールを書く時、件名もきちんと考えて書いていますか。

何となく、だいたいで書いていませんか。

実は、件名はメール本文を読んでもらうために、とても重要じゅうような役割やくわりがあります。

短く分かりやすく、件名を見ただけでどんな内容のメールなのか分かるように書くと、メールを受けとった相手にとても親切しんせつです。

ちょっとした気遣きづかいが、日本の会社で信頼しんらいを築きずいていくことへと繋つながります。

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「件名」が命？

日本の会社で働き始めた方、もしくはこれから働きたいという方は、ビジネスeメールを正しく書こうと思い、「敬語けいご」を一生懸命勉強いっしょうけんめいべんきょうしているのではないでしょうか。

もちろん、「敬語けいご」も大切ですが、どんなに正しい敬語けいごでメールを書いても、「件名」が分かりずらいと読んでもらえない事もあります。

日本のビジネスeメールでは、「件名」がとても大切です。

どうして、「件名」が大切なのでしょうか。

大量のメール

日本の一般的いっぱんてきなビジネスパーソンは、1日に平均50通つう～100通つうを超こえるメールを受け取ると言われています。

朝、パソコンを開いたら大量のメールを読まなければいけません。

たくさんあるので、一通ずつ丁寧に読む時間がありません。

そのため、まず「件名だけ」を見て、「今すぐ読むもの」「後で読むもの」に分けています。

例えば、すぐに返信が欲しい場合は、「至急しきゅう」などの言葉をいれるなど工夫をしないと、大量のメールの中に埋うもれてしまうかもしれません。

短く分かりやすく

件名は、何の内容のメールなのか見てすぐに相手が分かるように、短く分かりやすく書く必要があります。

これらが「件名」で伝えられるようにできると良いです。

件名を工夫することは、相手が仕事をしやすいようにサポートすることにも繋つながります。

相手の立場になって考える

日本文化には「相手の立場に立って考える」という「おもてなし」や「思いやり」の心があります。これは接客せっきゃくだけでなく、ビジネスeメールでも同じです。

「忙しい相手の時間を1秒でも無駄むだにしないように、開かなくても中身がわかるように書こう」

この小さな気遣きづかいの積つみ重かさねが、「この人は仕事が丁寧ていねいだ」「信頼できる」という評価ひょうかに繋つながります。

正しい敬語けいごを使えることは素晴すばらしいことですが、「相手の時間を大切にする姿勢しせい」も、日本の会社で信頼しんらいを築きずくため必要です。

【 】を上手に使おう

日本のビジネスメールには、件名に 【重要じゅうよう】 や 【ご相談そうだん】 といったカッコ書きがついているのを見た事がある人もいると思います。

これは「隅付すみつき括弧かっこ」といい、日本のビジネスeメールではよく使われる記号きごうです。

どうして【 】を使うの？

これは、目立めだつようにするためです。

日本語は「漢字」「ひらがな」「カタカナ」が混まざざった言葉です。

受信ボックスでは、文字がたくさん並んでいます。

その中で、普通の文字と同じように「重要じゅうようなお知らせ」と書いても、他のメールに埋うもれて目立めだちません。

そこで【 】を使う事で、その部分は目立ち、目に留とまりやすくなります。

相手がメール見ている時に、すぐに目にはいり「これは何のメールかな」を思ってもらいやすくなります。

優先順位ゆうせんじゅんい

相手が大量のメールの中から、優先的ゆうせんせきに対応したらいいのかどうか判断はんだんするために、【】はとても重要じゅうような役割やくわりをします。

このように、【 】を使うことで、相手はメールを開く前に「自分にとっての優先順位ゆうせんじゅんい」を決めることができます。

相手に負担ふたんをかけないことが、日本で「マナーが良い」とされる大きなポイントの一つでもあります。

使いすぎには注意！

とても便利な【 】ですが、使いすぎには注意です。

毎回全てのメールに【】を付けるのはあまり良くないです。

すべてのメールに【】をつけてしまうと、あなたからのメールはいつも【】が付いていると、本当に【重要じゅうよう】なのか【至急しきゅう】なのか相手が判断はんだんできなくなります。

【 】は、相手に優先的ゆうせんてきな対応をお願いしたい時や、返信が不要ふようであることを伝えたい時など、メールの目的をはっきりさせたい時に使います。

よく使われる【】

先に書いた通り、【】はメールの目的をはっきりさせる役割があります。

よく使われる【】をまとめました。

1. 相手に「アクション」を求めている時

相手に何かをしてほしい時に使います。これが最もよく使われるパターンです。

2. 緊急度きんきゅうどや重要度じゅうようどが高い時

すぐに対応してほしい時に使います。

3. 情報だけを伝えたい時

相手に「返信しなきゃ」というプレッシャーを与えないための優やさしさです。

4. 仕事以外の内容

メールの内容が「仕事の依頼」ではないことを伝えて、相手を安心させます。

5. 定期的な連絡の時

相手がメールを整理しやすくするために使います。

【】を使った件名例

【 】の意味いみを理解りかいしたら、次は実際のシチュエーションに合わせて使い分けてみましょう。ここでは、日本のビジネスでよく使われている「件名」をご紹介します。

① 相手にアクションを求める時

相手に「何かをしてほしい」という目的がある時によく使われます。

② 緊急度きんきゅうどや重要度じゅうようどが高い時

これは、知らないと困るような、本当に緊急きんきゅう・重要じゅうような時に使います。

③ 情報共有じょうほうきょうゆうの時

複数の人へ知らせたい内容や、返信が必要ではない時に使います。

④ 仕事以外の時

仕事の依頼だけでなく、感謝かんしゃや挨拶あいさつにも【 】を使うことができます。

まとめ

この記事では、日本のビジネスメールにおける「件名」の重要性じゅうようせいや、【 】（隅付すみつき括弧かっこ）を使った件名について紹介しました。

件名は、メールを受け取った相手の事を考えて書くように心がけましょう。

• 【重要じゅうよう】と付けることで、優先的つうせんてきに見てほしいと伝える。
• 【返信不要へんしんふよう】と書くことで、相手の時間をうばわない。　など

こうした小さな気遣きづかいの積つみ重かさねが、信頼しんらいを得える事にも繋つながります。

日本語学習者の皆さんの中には、「正しい敬語けいごを使わなければ」と不安に思う方も多いかもしれません。もちろん、正しい日本語は大切です。

しかし、見ずらい件名けんめいだと、メールの本文を読んでもらえないかもしれません。

そうならないためにも、件名けんめいを書く時も、相手あいての事を考えて書くようにしてみてくださいね。

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