【基本】ビジネスeメールの書き始めのマナー│あいさつの基本＆シーン別バリエーション
ビジネスメールを開いたとき、最初に目に入るのは「名前」と「あいさつ」です。
ここで正しいあいさつができていると、「この人は、日本のマナーを理解している」「相手のことを考えて、丁寧に言葉を選んでいる」と感じてもらえるでしょう。
逆に、ここを間違えてしまうと、どんなに良い内容を書いても「日本のマナーを知らないのかな」と思われてしまうかもしれません。
そこで今回は、どんなメールを書く時でも、必ず書く「最初のあいさつ」について紹介します。
正しく理解して、文字からも信頼される人になりましょう！
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社内と社外：基本のあいさつ
まずは、下の表のあいさつを覚えておきましょう。
| あいさつ | ポイント | |
| 同じ会社（社内） | お疲れ様です | 上司・同僚・部下全員ＯＫ。 |
| 違う会社（社外） | お世話になっております | どんな相手でも使える。 |
「ご苦労様」はダメ？
「ご苦労様」には、「上の人」から「下の人」へ使う言葉です。
会社で使われる場合、「私はあなたの働きを評価してあげます」という上から目線のニュアンスがあります。
例えば、上司に「ご苦労様です」を言うと、「私の方が立場が上なのに、失礼な人だ」と思われてしまうかもしれません。
「お世話になっております」の意味
まだ一度も仕事をしたことがない相手や、初めてメールを送る相手にも「お世話になっております」と書くのはおかしくないですか？とよく聞かれます。
初めての相手でも「お世話になっております」を使うのは、どうしてなのでしょうか。
「これからお世話になります」という気持ち
日本語の「お世話になっております」には、現在の感謝だけでなく、「これからあなたと良い関係を築きたいです（これからお世話になります）」という未来へのあいさつが含まれています。
「会社同士のつながり」を大切に
あなた自身はその人と初めて話すかもしれませんが、あなたの会社と相手の会社は、どこかで繋がっているかもしれません。
「お世話になっております」は、「会社の一員として、いつもありがとうございます」という広い意味で使います。
書き始めのバリエーション
日本のビジネスeメールでは、相手との関係や状況に合わせて、最初のあいさつを使い分けたりもします。
「お疲れ様です」「お世話になっております。」以外に、どんなあいさつがあるのか見ていきましょう。
初めて連絡する
まだ一度も会ったことがない人や、初めてメールを送る相手には、「お世話になっております」の前に一言添えると、とても丁寧な印象になります。
- 「突然のご連絡失礼いたします」
意味：Suddenly contacting you, excuse me.
使い方：面識のない相手に、自分から連絡する時に使います。
- 「初めてご連絡差し上げます」
意味：Contacting you for the first time.
使い方：自己紹介の前に使います。
連続してメールを送る時
一日に何度もメールを送ったり、さっき送ったメールのすぐ後にまた連絡したりする時は、「お世話になっております」の代わりに（あるいは後につけて）次の言葉を書くと良いです。
- 「度々失礼いたします」
意味：Sorry for contacting you again and again.
使い方：一日に2回、3回とメールを送る時に使います。
- 「重ねて失礼いたします」
意味：Once again, pardon me.
使い方：「度々」と同じ意味ですが、少し丁寧でフォーマルです。
- 「先ほどは失礼いたしました」
意味：Pardon me for just a moment ago.
使い方：数分前〜数時間前に送ったメールの「補足」や「訂正」をしたい時に使います。
- 「何度も申し訳ございません」
意味：I am very sorry for the multiple contacts.
使い方：相手が忙しいとわかっている時や、何度も連絡して心苦しい時に使います。
久しぶりに連絡する時
しばらく連絡を取っていなかった相手には、いきなり本題に入らず、一言添えると丁寧です。
- 「ご無沙汰しております」
意味：It has been a long time.
使い方：最後の連絡から時間が経ってしまった相手に使います。
- 「大変ご無沙汰しておりますが、いかがお過ごしでしょうか」
意味：I haven’t been in touch for a long time, how are you doing?
使い方：より丁寧で、相手の最近の状況を気遣う優しさがあります。
「急ぎ」や「夜」の時
夜の時間や緊急の時は、状況にあったあいさつができると、「この人は気配りができる人だ」と思ってもらえます。
- 「夜分遅くに失礼いたします」
意味：Sorry for contacting you late at night.
使い方：夜遅くにメールを送る時に使います。
- 「急ぎ（至急）のご連絡にて失礼いたします」
意味：Pardon me for the urgent contact.
使い方：トラブルや急な予定変更など、至急確認が必要な時に使います。
二重敬語には注意！
恐らく多くの人が、ビジネスメールを書くとき、「失礼がないように、できるだけ丁寧に書こう」と思っているはずです。
しかし、１つの言葉に敬語を使いすぎると逆に間違いになってしまうんです。
二重敬語ってなに？
二重敬語とは、一つの言葉の中に、敬語を2回使ってしまうことです。
日本語では、敬語を重ねすぎると「不自然」な印象になってしまいます。
よくある間違い
① 「おっしゃられる」
- 間違い：「部長がおっしゃられました。」
- 理由：「おっしゃる（尊敬語）」＋「〜れる（尊敬語）」が重なっている。
- 正しい表現：「おっしゃいました」
② 「ご覧になられる」
- 間違い：「資料をご覧になられましたか？」
- 理由：「ご覧になる（尊敬語）」＋「〜れる（尊敬語）」が重なっている。
- 正しい表現：「ご覧になりましたか？」
③ 「伺わせていただきます」
- 間違い：「明日、10時に伺わせていただきます。」
- 理由： 「伺う（謙譲語）」＋「〜させていただく（謙譲語）」が重なっている。
- 正しい表現：「伺います」 または 「お伺いします」
④ 「お受け取りになられる」
- 間違い：「お荷物はお受け取りになられましたか？」
- 理由：「お〜になる（尊敬語）」＋「〜れる（尊敬語）」が重なっている。
- 正しい表現：「お受け取りになりましたか？」
まとめ
今回の記事では、ビジネスeメールの第一印象を決める「書き出しのあいさつ」について紹介しました。ポイントをもう一度おさらいしましょう。
【基本の2つ】 社内「お疲れ様です」、社外「お世話になっております」
【「ご苦労様」はNG】 上司や目上の人には使わない。
【状況で使い分け】 状況に応じて、一言添えるだけで、より印象アップ。
【二重敬語に注意】「丁寧に」という気持ちは大切だが、正しく使うこと。
少し難しく感じるかもしれませんが、大切なのは「相手を大切に思う気持ち」です。
正しいあいさつができるようになると、相手も安心してあなたと仕事ができるようになります。
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